Bæjarskrifstofa – Skjalastjóri

Ísafjarðarbær auglýsir laust til umsóknar 100% starf skjalastjóra á stjórnsýslu- og fjármálasviði á bæjarskrifstofum Ísafjarðarbæjar. Æskilegt er að viðkomandi geti hafið störf fljótlega eða eftir nánara samkomulagi.

Leitað er að nákvæmum og skipulögðum einstaklingi við verkefnastjórnun, umsjón með faglegri vinnu við söfnun, móttöku, skráningu og varðveislu skjala og miðlægri og samræmdri skjalastýringu. Starfið felur í sér umsjón með skjalakerfi og skjala­vistunaráætlun sveitarfélagsins, auk leiðbeininga til stjórnenda og starfsmanna.

Helstu verkefni:

• Umsjón með skjalamálum og skjalasafni bæjarskrifstofu Ísafjarðarbæjar og eftir atvikum stofnana hans.
• Dagleg umsýsla skjalakerfis, þ.m.t. tæknileg aðstoð við notendur, notkun, skráning og aðgangsstýring mála og skjala og eftirlit með málaskrá. Leiðbeiningar og eftirfylgni til notenda vegna skráningar erinda og við lokun mála og yfirumsjón með frágangi þeirra í skjalageymslur.
• Innleiðing nýrra kerfiseininga í skjalavörslukerfi og úrlausn tæknilegra mála.
• Samskipti við þjónustuaðila skjalakerfisins, þ.m.t. fundir og námskeið í þeim efnum.
• Gerð skjalavistunaráætlana, málalykla og geymsluskráa, endurskoðun þeirra og viðhald.
• Innleiðing rafrænna skila skjalakerfis sveitarfélagsins.
• Umsýsla, skráning og vinna við eldra skjalasafn sveitarfélagsins, sem ekki er rafrænt, skjalaleit fyrir starfsfólk og viðskiptavini Ísafjarðarbæjar. Hreinsun, grisjun og förgun skjala skv. grisjunarheimildum. Pökkun og skráning skjalasafns til afhendingar til Héraðsskjalasafns.
• Umsjón með fundargerðakerfi og fundagátt og framsetningu fundargerða á vef sveitarfélagsins, þ.m.t. leiðbeiningar, ráðgjöf og eftirlit til ritara nefnda.
• Þáttaka í stafrænu teymi Ísafjarðarbæjar vegna innleiðingar nýrra tæknilausna.
• Vinna við upptökur af bæjarstjórnarfundum og framsetning á vef.
• Staðgengill ritara bæjarstjórnar og bæjarráðs.

Hæfniskröfur:

• Stúdentspróf.
• Háskólamenntun í bókasafns- og upplýsingafræði kostur, eða háskólapróf í tengdum greinum.
• Mjög gott vald á íslensku í rituðu og töluðu máli.
• Frumkvæði og sjálfstæði í vinnubrögðum.
• Skipulagshæfni, vandvirkni, nákvæmni.
• Góð tölvuþekking.
• Hæfni í mannlegum samskiptum, rík þjónustulund og sveigjanleiki.
• Þekking á stjórnsýslu mikill kostur.
• Þekking á OneSystems skjalastjórnunarkerfi kostur.

Launakjör eru samkvæmt samningum launanefndar sveitarfélaga við viðkomandi stéttarfélag. Boðið er upp á sveigjanlegan vinnutíma með ýtrustu vinnustyttingu (36 stunda vinnuviku). Önnur hlunnindi eru sérstakur stuðningur vegna fjarnáms, íþróttastyrkur og afsláttur af árskorti í sund.

Umsóknarfrestur er til og með 15. september 2024. Umsóknum skal skilað til mannauðsstjóra Ísafjarðarbæjar á netfangið baldurjo@isafjordur.is og með þeim skal fylgja starfsferilskrá og kynningarbréf. Umsókn getur gilt í 6 mánuði.

Nánari upplýsingar veitir Bryndís Ósk Jónsdóttir, sviðsstjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs, í síma 450-8000 eða í gegnum tölvupóst bryndis@isafjordur.is. Öllum umsóknum verður svarað þegar ákvörðun um ráðningu hefur verið tekin.

Við hvetjum áhugasöm, óháð kyni til að sækja um starfið. Vakin er athygli á markmiði mannréttindastefnu Ísafjarðarbæjar að jafna kynjaskiptingu innan starfsgreina og að vinnustaðir endurspegli fjölbreytileika samfélagsins.

-Við þjónum með gleði til gagns-