Afhendingarmáti reikninga

Formkröfur og innihald reikninga

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi.

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:

• Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
• Númer á undirritaðri beiðni (ef framvísað af kaupanda)
• Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
• Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld.

Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, s.s. beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum.

Algengast er að stofnanir Ísafjarðarbæjar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila. Æskilegt er að hver stofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.

Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.

Leiðbeiningar fyrir sendingu rafrænna reikninga í gegnum móttökuvef InExchange

Leiðbeiningar að móttökuvef Inexchange fyrir birgja Ísafjarðarbæjar

Hvers vegna að senda reikning með rafrænni skeytamiðlun

Innheimta með rafrænum reikningi er bæði þægileg og hraðvirk. Auk þess er rafrænn reikningur öruggasta leiðin við innheimtu. Hætta á vanskilum dregst saman því að reikningurinn fer beint í kerfi Ísafjarðarbæjar. Það kostar ekkert að byrja að nota móttökuvef Ísafjarðarbæjar hjá InExchange og hægt er að senda allt að 100 reikninga á ári ókeypis í gegnum vefviðmót skeytamiðlarans.

Innskráning á móttökuvef Ísafjarðarbæjar

Smellið á hlekkinn HÉR og nýskráið ykkur hjá InExchange. Þar með hafið þið stofnað aðgang til að geta sent rafrænan reikning til Ísafjarðarbæjar og annarra fyrirtækja sem eru á lista inexchange yfir móttakendur reikninga.

Upplýsingar um fyrirtækið

Innskráningaraðili getur verið með fleiri en eitt fyrirtæki inn á aðganginum en fyrirtækjum er bætt við undir Minn aðgangur. Undir minn aðgangur en jafnframt nauðsynlegt að klára setja inn upplýsingar um fyrirtækið sem sendir reikninginn til að allar nauðsynlegar upplýsingar séu með reikningnum til skráningar í lánardrottnabókhald Ísafjarðarbæjar og til að greiðsla skili sér. Nauðsynlegt er að setja inn upplýsingar um kennitölu, heimilisfang, símanúmer og vsk-númer ef það er til staðar. Jafnframt eru þarna upplýsingar fyrir greiðslumáta.

Einnig er mikilvægt að velja á milli þess hvort reikningsnúmer reiknings eigi að vera „sjálfvirk númeraröð“ eða „handvirk númeraröð“. Móttökuvefur Ísafjarðarbæjar er viðurkenndur af skattayfirvöldum og er bæði hægt að nota vefinn sem utanumhald um tekjuskráningu fyrir aðila sem ekki hafa bókhaldskerfi en einnig er hægt að nota hann sem skilasíðu fyrir reikninga sem áður hafa verið gefnir út af birgjum. Ef senda á reikning sem áður hefur verið gefinn út þá er valin handvirk skráningarröð í staðin fyrir sjálfvirka og þá er sett inn reikningsnúmerið sem er á áður útgefnum reikningi í reitinn fyrir „reikningur nr.“ þegar reikningur er skráður á móttökuvefinn.

ATH: Fyrirtæki sem eru með sín eigin bókhaldskerfi, best er fyrir þau að velja handvirka númeraröð og slá inn sama reikningsnúmer á hvern reikning eins og kemur fram í ykkar bókhaldskerfi og láta svo upprunalega reikninginn úr ykkar bókhaldskerfi fylgja með sem viðhengi. 

Senda reikning

Veljið Búa til reikning og þá birtist eftirfarandi skjámynd:

Fylla þarf í eftirfarandi reiti:

Viðskiptamaður: Nafn viðskiptamanns sett inn, valið eða stofnað.
Stofna nýjan viðskiptamann: Þetta gerist aðeins í fyrsta sinn sem reikningur er skráður á nýjan viðskiptamann. Þarna er viðeigandi upplýsingum bætt við, t.d. heimilisfangi undir greiðslustaður og vsk númer undir viðskiptamannaupplýsingar. Undir Afhendingarstaður er hægt að stofna þær deildir (bæta við heimilisfangi) vegna þeirra stofnana sem viðskipti eru höfð við.

Sendingarmáti skal vera eReikningur

Þegar búið er að stofna deildirnar og velja viðskiptamanninn á reikninginn er afhendingarstaðurinn valinn fyrir reikninginn.

1. Dags. reiknings: Dagsetning reiknings valin ef hún er önnur en skráningardagur t.d. síðasti dagur mánaðar. Dagsetning reiknings ætti alltaf að vera dags. þess dags eða mánaðar sem vinnan/þjónustan/varan var unnin/veitt/afhent.
2. Gjalddagi: Gjalddagi reiknings valinn, lágmark 2 vikum eftir skráningu.
3. Bókunarupplýsingar: Deildarnúmer þeirrar stofnunar sem verslað er við sett inn, sjá lista hér fyrir neðan. Í sýnidæminu væri það 04120.
4. Þín tilvísun/þitt pöntunarnr.: Tilvísun í fastanúmer/verknúmer/viðburð/samning/nr. reiknings úr bókhaldskerfi, ef viðeigandi (þarf ekki).
5. Vörunúmer: Hér er mjög mikilvægt að hver vara/þjónusta hafi einkvæmt númer sem alltaf verður notað fyrir viðkomandi vöru/þjónustu. Vörunúmerið getur verið texti eða númer eða blanda af báðu. Athugið að setja magn, einingaverð og velja viðeigandi vsk-flokk ef við á, annars er ekkert sett í vsk-hlutann ef þjónusta/vara er án vsk.
6. Athugasemd á reikningi: Frekari lýsing sem skýrir t.d. umbeðið af hverjum, vegna hvers, hvað, hvenær? Sem dæmi:
   
   1. Leiga í október á Dúfnahóli
   2. Tónlistaratriði X á 17. júní hátíð
   3. Umbeðið af AA sviðsstjóra vegna starfsafmælis HH
   4. Styrkur vegna 100 ára afmælishátíðar samþykktur á 950. fundi bæjarráðs
7.  Viðhengi: Hægt er að hengja við pdf skjöl t.d. frumrit reiknings úr bókhaldskerfi, frekari sundurliðun á vöru/þjónustu, tímaskýrslur eða önnur gögn sem nauðsynleg eru, ef við á, til að reikningur sé afgreiddur.
8. Passa þarf að reikningurinn er skráður sem eReikningur en ekki sem pdf, sjá á myndinni þar sem stendur eReikningar. Ef það stendur pdf þegar þið eruð að gera reikninginn ykkar þá einfaldlega smellið þið á pdf og þá opnast valmöguleikinn að breyta yfir í eReikning. 

Hægt er að forskoða reikninginn áður en haldið er í næsta skref eða vista drög ef frekari upplýsingar vantar áður en reikningur er sendur.

Síðan er valið halda áfram, í næsta skrefi er valið vinna reikninga og er þá reikningur sendur til viðtakanda.

Velja/stofna viðeigandi VSK prósentu

Til að stilla réttan VSK þarf að smella á örina sem er fyrir aftan prósentu töluna. 

Þegar það er smellt á hana opnast þessi gluggi:

Það er sjálfkrafa 24% VSK í þessari töflu en til að bæta við 0% og 11%,  er hægt að smella á „Bæta við / Breyta“

Opnast þessi gluggi:

Í „Nafn“ reitina er skrifað hver prósentan er líkt og á myndinni.

En í „VSK gildi%“ reitinn er fyllt inn í reitinn líkt og sést á myndinni, 24% eru skrifuð sem 24,00 og 11% sem 11,00 og svo framvegis.

Þegar velja á VSK prósentu er smellt á örina við hliðina á VSK prósentunni á reikningnum og valið úr glugganum þá prósentu sem við á.

Afrita reikning síðustu viku/mánaðar/árs

Í þeim tilvikum sem sama vara/þjónusta er veitt reglubundið s.s. leiga, þá er hægt að fara í sendir reikningar, síðasti reglubundinn reikningur valinn, og valið afrit. Þá afritast reikningurinn í nýjan reikning og ný bókunardagsetning valin og aðrar upplýsingar uppfærðar ef þarf.

Yfirlit yfir deildir og GLN kennitölur

Samantekt yfir GLN kennitölur stofnana Ísafjarðarbæjar í töflureikni.