Starfsmannahandbók Ísafjarðarbæjar

1. Vinnustaðurinn Ísafjarðarbær

Ágæti starfsmaður Ísafjarðarbæjar. Velkominn til starfa!

Hjá Ísafjarðarbæ starfar fjölbreyttur og skemmtilegur hópur starfsmanna, um 360 manns, í afar ólíkum störfum, allt frá skólum, íþróttamannvirkjum og búsetueiningum til slökkviliðs, hafna og þjónustumiðstöðvar. Ísafjarðarbær leggur áherslu á að vinnustaðamenningin sér uppbyggileg og lausnamiðuð og stuðli að góðum samskiptum. Það er mikilvægt að starfsfólki bæjarins líði vel í vinnunni og að starfsfólk sé ánægt með vinnustað sinn, bæði starfsumhverfi og starfsanda. Ísafjarðarbær er vinnustaður þar sem einelti, áreitni og slæmur starfsandi er ekki liðinn, enda augljóst að slíkar aðstæður draga úr virkni starfsmanna og þar með starfsgetu vinnustaða. Við vinnum eftir gildunum þjónusta - frumkvæði – virðing og viljum mynda sterka liðsheild starfsmanna sem sameinir krafta sína í að ná sameiginlegum markmiðum. Að starfa hjá Ísafjarðarbæ felur í sér mikla ábyrgð. Ísafjarðarbær er sveitarfélag, sameign íbúanna, og sem slíkt hefur það ýmsum lagalegum skyldum að gegna. Við erum þjónustustofnun sem veitir íbúum bæjarins og öðrum sem til okkar leita góða og trausta þjónustu hvaða nafni sem hún nefnist, hvort sem við erum starfsmenn leikskóla, áhaldahúss, öldrunarþjónustu, velferðarþjónustu, félagsmiðstöðva, bæjarskrifstofu eða annarra deilda.

Ísafjarðarbær gerir þær kröfur til starfsfólks að það ræki starf sitt af alúð og samviskusemi og komi fram með jákvæðni og virðingu að leiðarljósi. Starfsmenn Ísafjarðarbæjar eiga kost á að dafna bæði faglega og persónulega í störfum sínum hjá sveitarfélaginu og er áhersla lögð á að starfsfólk njóti gleði og ánægju í vinnunni.

1.1 Starfsánægja og starfsandi

Öll viljum við upplifa ánægju í starfi og góðan starfsanda á vinnustað. Við berum öll ábyrgð á starfsandanum á vinnustaðnum og í því samhengi ber sérhverjum starfsmanni að leggja sitt að mörkum til að skapa jákvætt og skemmtilegt starfsumhverfi. Í því felst meðal annars að starfsmenn vandi samskipti sín og stuðli að lausn ágreiningsmála á vinnustað. Auk þess ber starfsmönnum Ísafjarðarbæjar að sýna virðingu í samskiptum sínum í síma, tölvupósti og á samskiptasíðum á netinu bæði í leik og starfi ásamt því að fjalla um málefni bæjarins á ábyrgan hátt.

1.2 Þjónusta

Ísafjarðarbær veitir fjölbreytta þjónustu í ólíkum deildum og stofnunum bæjarins. Afar mikilvægt er að allir starfsmenn bæjarins geri sér grein fyrir mikilvægi þess að leggja ávallt áherslu á að veita framúrskarandi þjónustu. Þjónustan skiptir miklu máli fyrir eigendur bæjarins, íbúana, og ímynd bæjarins og skulu starfsmenn ávallt hafa í huga það markmið að svara erindum og fyrirspurnum fljótt og örugglega. Nánar er fjallað um þjónustu og markmið hennar í þjónustustefnu bæjarins.

1.3 Stundvísi

Við mætum til vinnu og hefjum störf á tilskyldum tíma en það getur verið misjafnt milli stofnana hver daglegur vinnutími er. Starfsfólk skráir sig inn og út í Vinnustund, viðverukerfi Ísafjarðarbæjar en það heldur utan um og reiknar forsendur launa út frá vinnutíma starfsmanna, stimplunum og tíma- og fjarvistaskráningum. Kerfið heldur utan um mismunandi réttindaávinnslu starfsmanna, sem dæmi orlof, frí vegna hvíldartímabrota, veikindi og yfirvinnufrí.

Tilkynna ber yfirmanni um veikindi eins fljótt og kostur er og frídaga með góðum fyrirvara. Starfsfólk skal eiga kost á sveigjanlegum vinnutíma, hlutastörfum og annarri hagræðingu vinnutíma, þar sem því verður við komið. Starfsfólki skal auðveldað að samræma fjölskylduábyrgð starfi sínu.

1.4 Stytting vinnuviku dagvinnufólks og betri vinnutími vaktavinnufólks

Ísafjarðarbær hefur á flestum þeim vinnustöðum þar sem því verður við komið, innleitt ítrustu styttingu vinnuviku dagvinnufólks. Styttingin nemur að hámarki 4 stundum á viku miðað við 100% starf. Vinnutími starfsfólks í hlutastarfi styttist hlutfallslega. Styttingin hefur verið útfærð á hverjum vinnustað fyrir sig eftir þörfum og eðli starfsemi og skulu starfsmenn fá upplýsingar um fyrirkomulag vinnutíma við upphaf starfs.

Þá hefur vinnuvika fyrir fólk í vaktavinnu styst úr 40 stundum í 36 virkar stundir á viku, fyrir fullt starf. Frekari stytting í allt að 32 stundir er möguleg og grundvallast á vægi vinnustunda. Ítarlegri upplýsingar um styttingu vinnuviku og betri vinnutíma má finna á vef Sambandsins.

1.5 Matar- og kaffitímar

Á þeim vinnustöðum sem ítrasta stytting vinnuviku hefur verið gerð, verður grein 3.1 í kjarasamningum, um matar- og kaffitíma óvirk. Engu að síður fær starfsfólk að sjálfsögðu stutt hlé til að nærast á vinnutíma eins og við verður komið. Mismunandi er á milli stofnana hvaða háttur er hafður á matar- og kaffitímum en miðað er við vinnutímasamkomulag hvers vinnustaðar í því sambandi. Starfsmenn skulu fá upplýsingar um tilhögun matar og kaffitíma við upphaf starfs og ber að virða tímamörk matar- og kaffitíma. 

1.6 Klæðnaður

Við erum snyrtileg til fara og þannig sveitarfélaginu og okkur sjálfum til sóma.

1.7 Umgengnisreglur

Starfsmenn skulu ganga vel um eigur bæjarins og tryggja sem besta nýtingu á fjármunum. Mikilvægt er að loka gluggum, læsa hurðum og slökkva á tækjum og ljósum þegar vinnusvæði er yfirgefið. Skiljið ekki viðkvæmar upplýsingar eftir á glámbekk, hvorki á borðum né á tölvuskjá. Útprentaðar trúnaðarupplýsingar skal rífa/tæta áður en þær fara í ruslið. Starfsmenn skulu fara inn í tölvukerfið á eigin notendanafni og skal notendanafni haldið leyndu og lykilorð endurnýjað reglulega. Starfsmenn skulu alltaf skrá sig út úr tölvukerfum þegar vinnustaður er yfirgefinn.

2. Stjórnkerfið

Stjórnkerfi Ísafjarðarbæjar skiptist eins og önnur opinber stjórnkerfi á Íslandi annars vegar í pólitískt kerfi og hins vegar í embættismannakerfi.

Pólitíska kerfið samanstendur af lýðræðislega kjörnum bæjarfulltrúum sem skipa bæjarstjórn, og nefndum sem bæjarstjórn skipar samkvæmt bæjarmálasamþykkt. Ákvarðanavald hafa kjörnir fulltrúar með atkvæði sínu á settum fundi.

Í embættismannakerfinu eru ráðnir stjórnendur bæjarfélagsins með bæjarstjóra sem æðsta yfirmann og framkvæmdastjóra bæjarins. Í Ísafjarðarbæ skiptist embættismannakerfið í fjögur svið; stjórnsýslu- og fjármálasvið, skóla- og tómstundasvið, velferðarsvið og umhverfis- og eignasvið. Undir hvert svið heyra deildir og stofnanir. Starfsstöðvar Ísafjarðarbæjar eru um 40 talsins. Hér á eftir er einföld mynd af stjórnkerfi bæjarins.

2.1 Stjórnsýslu- og fjármálasvið

Stjórnsýslu- og fjármálasvið fer með umsýslu fyrir bæjarstjórn, bæjarráð og aðrar nefndir bæjarfélagsins. Sviðið heldur auk þess utan um þjónustu við íbúa, starfsmenn, viðskiptavini, bæjarfulltrúa og aðra kjörna fulltrúa í nefndum og ráðum Ísafjarðarbæjar.

Helstu verkefni stjórnsýslu- og fjármálasviðs:

• Móttaka og skráning erinda
• Fjármál og bókhald
• Mannauðsmál
• Launavinnsla
• Menningarmál og söfn
• Markaðs- og kynningarmál
• Vinabæjamál
• Atvinnu- og ferðamál
• Vefsíða Ísafjarðarbæjar
• Skjalavarsla
• Manntal
• Hafnir
• Brunavarnir (slökkvistöð)

Bæjarráð, menningarmálanefnd, hafnarstjórn og sameinuð almannavarnanefnd Ísafjarðarbæjar og Súðavíkurhrepps eru fagnefndir þeirra málefna er heyra undir stjórnsýslu- og fjármálasvið. Þær fara með verkefnin í umboði bæjarstjórnar og stjórnsýslu- og fjármálasvið annast framkvæmd.

2.2 Umhverfis- og eignasvið

Umhverfis- og eignasvið hefur umsjón með öllum nýframkvæmdum á vegum bæjarins og allri annarri starfsemi, sem tengist tækni- og umhverfismálum bæjarins sem og eignum Ísafjarðarbæjar.

Helstu verkefni umhverfis- og eignasviðs:

• Þjónustumiðstöð (áhaldahús)
• Umhirða gatna og umhverfis
• Snjómokstur
• Sorphirða og sorpeyðing
• Skipulag
• Byggingarmál
• Landbúnaðarmál
• Eignasjóður
• Útboð og framkvæmdir

Skipulags- og mannvirkjanefnd og umhverfis- og framkvæmdanefnd eru fagnefndir þeirra málefna er heyra undir umhverfis- og eignasvið. Þær fara með verkefnin í umboði bæjarstjórnar og umhverfis- og eignasvið annast framkvæmd.

2.3 Velferðarsvið

Félagsþjónusta í Ísafjarðarbæ er á vegum velferðarsviðs. Undir sviðið heyra málefni fatlaðra, búsetuþjónusta, hæfingarstöð, barnavernd, liðveisla, öldrunarmál, jafnréttismál og önnur félagsþjónusta.

Helstu verkefni velferðarsviðs:

• Félagsleg ráðgjöf
• Fjárhagsaðstoð
• Félagsleg heimaþjónusta
• Málefni barna og ungmenna
• Þjónusta við unglinga
• Þjónusta við aldraða
• Þjónusta við fatlaða
• Aðstoð við áfengissjúka og vímuvarnir

Velferðarnefnd og barnaverndarnefnd á norðanverðum Vestfjörðum eru fagnefndir þeirra málefna er heyra undir velferðarsvið. Þær fara með verkefnin í umboði bæjarstjórnar og velferðarsvið annast framkvæmd.

2.4 Skóla- og tómstundasvið

Skóla- og tómstundasvið Ísafjarðarbæjar nær yfir málaflokkana fræðslumál og íþrótta- og tómstundamál. Undir sviðið heyra t.d. allir leik- og grunnskólar bæjarins, íþróttamannvirki og dagforeldrar. Á skólaskrifstofu starfa ráðgjafar og starfsmenn skólaþjónustu. Hlutverk skólaskrifstofunnar er að veita skólum og íbúum Ísafjarðarbæjar ráðgjöf, leiðbeiningar og úrlausnir eftir því sem við á í þjónustu og styðja við þátttöku þeirra í samfélaginu.

Helstu verkefni skóla- og tómstundasviðs:

• Grunnskólar
• Leikskólar
• Dagforeldrar
• Íþróttamannvirki
• Ráðgjöf og aðstoð

Fræðslunefnd og íþrótta- og tómstundanefnd eru fagnefndir þeirra málefna er heyra undir skóla- og tómstundasvið. Þær fara með verkefnin í umboði bæjarstjórnar og skóla- og tómstundasvið annast framkvæmd.

2.5 Stefnur

Stefna inniheldur markmið og leiðir til þess að ná markmiðunum í viðkomandi málaflokki. Ísafjarðarbær hefur mótað sér stefnur í fjölmörgum málaflokkum. Stefnurnar voru unnar af nefndum í samvinnu við sérfræðinga, stjórnendur og starfsmenn bæjarins og íbúa. Unnar hafa verið stefnur fyrir eftirtalda málaflokka:

Allar stefnur Ísafjarðarbæjar

3. Mannauðsstefna Ísafjarðarbæjar

Markmið mannauðsstefnunnar er að tryggja að hjá Ísafjarðarbæ starfi hæft starfsfólk og sköpuð séu starfsskilyrði þar sem það getur notið sín og dafnað í starfi. Í stefnunni felast jafnframt þær væntingar sem Ísafjarðarbær hefur til starfsfólks svo sveitarfélagið geti veitt íbúum sínum bestu mögulegu þjónustu.

Í stefnunni er fjallað um leiðir stjórnenda og starfsfólks til að ná fram markmiðum um starfsánægju, hæfni, árangur og velferð starfsfólks. Ábyrgð á framkvæmd aðgerða til að ná settum markmiðum er einkum á höndum stjórnenda. Það er þó sameiginleg ábyrgð alls starfsfólks og bæjaryfirvalda að vinna markvisst að heilbrigðum og góðum starfsanda, gagnkvæmri virðingu meðal starfsfólks, árangursríkum samskiptum og vinnugleði. Í mannauðsstefnu Ísafjarðarbæjar eru gildi Ísafjarðarbæjar og hlutverkalýsing höfð að leiðarljósi. Gildin eru:

Þjónusta - Frumkvæði - Virðing

Hlutverkalýsing og einkunnarorð starfsfólks Ísafjarðarbæjar eru: „Við þjónum með gleði til gagns“ og með því hugarfari tökum við á móti öllum þeim verkefnum sem okkur eru falin í vinnu hjá Ísafjarðarbæ. 

Mannauðsstefnan var samþykkt af bæjarstjórn Ísafjarðarbæjar 2. desember 2021.

Stefnuna í heild sinni má nálgast hér. 

4. Hlutverk starfsfólks og skyldur

Sérstaklega mikilvægt er fyrir Ísafjarðarbæ sem vinnuveitanda að starfsfólkið sé stolt af starfi sínu og vinnustað og geti borið höfuðið hátt við krefjandi aðstæður. Ísafjarðarbær gerir þær kröfur til starfsfólks að það sé hæft til að gegna starfsskyldum sínum. Svo Ísafjarðarbær geti veitt íbúum sem besta þjónustu er mikilvægt að allt starfsfólk sé þjónustulundað, jákvætt, virkt og sýni frumkvæði. Starfsfólk skal sinna starfi sínu af áhuga og hafa innsýn í starfsemi vinnustaðarins, hlutverk hans og stefnu.

4.1 Hlutverkalýsing starfsfólks Ísafjarðarbæjar

Hlutverkalýsing sem grípa á inntak starfa og meginhlutverk alls starfsfólks Ísafjarðarbæjar var mótuð á tímabilinu frá vori 2016 til loka árs 2017. Miðað var að því að allir starfsmenn Ísafjarðarbæjar hefðu færi á að koma hugmyndum sínum um á framfæri varðandi hvert heildstætt og sameiginlegt hlutverk allra starfsmanna sveitarfélagsins væri. Hvatt var til þess að gildi starfsmannastefnu Ísafjarðarbæjar: Þjónusta, frumkvæði og virðing, væru höfð til hliðsjónar við mótun hlutverkalýsingar.

Á grunni vinnu sem fram fór í öllum deildum og vinnustöðum Ísafjarðarbæjar var komist að niðurstöðu um hlutverkalýsingu sem næði utan um það sem starfsmenn bæjarins vilja að sé inntakið í störfum þeirra.

Niðurstaðan var þessi:                                                                                             

Við þjónum með gleði til gagns

Setning þessi getur orðið starfsmönnum skýrt leiðarljós í störfum, það er auðvelt að hafa hana hugfasta og hún endurspeglar andann sem fram kom á fundum með starfsfólki sveitarfélagsins. Hún er stutt en kjarnyrt, vísar til starfsfólks Ísafjarðarbæjar, hvert hlutverk þess er, hvernig það sinnir því hlutverki og hverju það á að skila.

Þrátt fyrir að þessi lýsing hafi verið mótuð fyrir sveitarfélagið í heild, er hverri deild fyrir sig fullkomlega heimilt að búa til eigin hlutverkalýsingu, sem fellur þá undir og er nánari útfærsla á þeirri sem við eigum öll saman.

4.2 Leiðbeiningarskylda og ábyrgð

Samkvæmt Stjórnsýslulögum nr. 37/1993 ber starfsfólki Ísafjarðarbæjar að veita þeim sem til þeirra leita nauðsynlega aðstoð og leiðbeiningar varðandi þau mál sem snerta starfssvið þeirra. Ef starfsmanni berst erindi sem ekki snertir starfsvið hans ber honum að framsenda erindið á réttan stað svo fljótt sem unnt er. Afar mikilvægt er að allir starfmenn bæjarins hafi þetta að leiðarljósi svo brugðist sé hratt og örugglega við fyrirspurnum og erindum sem berast.

Ísafjarðarbær er þjónustuaðili. Til að veita góða þjónustu er mikilvægt að starfsfólk sinni starfsskyldum sínum af alúð og ábyrgð. Mikilvægt er að starfsfólk sýni hvort öðru virðingu og takist á við dagleg viðfangsefni með jákvæðni að leiðarljósi. Gott er að hafa í huga að hver og einn starfsmaður er fyrirmynd bæði fyrir viðskiptavini og samstarfsfólk.

4.3 Trúnaðar- og þagnarskylda

Þegar starfmaður undirritar ráðningarsamning við Ísafjarðarbæ gengst hann undir trúnaðar- og þagnarskyldu. Í ráðningarsamningum segir: „Skylt er starfsmanni að gæta þagmælsku um atriði er hann fær vitneskju um í starfi og leynt skulu fara samkvæmt lögum, fyrirmælum yfirboðara eða eðli málsins. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi“.

Mikilvægt er að hafa í huga að þagnarskyldan felur í sér að starfmaður má ekki ræða mál sem leynt skulu fara við samstarfsmenn eða starfsmenn annarra stofnana sem bundnir eru þagnarskyldu. Slík umræða má einungis eiga sér stað milli þeirra sem vinna saman að úrlausn verkefnis og mála. Ávallt skal hafa í huga virðingu fyrir einstaklingnum eða verkefninu sem um ræðir. Brot á þagnarskyldu getur skaðað þann sem málið varðar, rýrt trúnað stofnunar og fagleg heilindi starfsmanna ásamt því að gefa tilefni til áminningar.

5. Réttindi og skyldur

Helstu upplýsingar um réttindi og skyldur svo sem vinnuskyldu, veikinda- og orlofsrétt má finna í kjarasamningum viðkomandi starfsmanns. Nánari útlistun á veikindarétti og því hvernig brugðist er við endurteknum fjarvistum og langtímaveikindum starfsmanna má finna í Viðverustefnu Ísafjarðarbæjar.

5.1 Fjarvistir og veikindi

Tilkynna skal fjarvistir til yfirmanns eins fljótt og kostur er. Ef fjarvistir eru síendurteknar skal starfsmaður sanna óvinnufærni sína með læknisvottorði. Sérhver vinnustaður setur sínar reglur um fjarvistatilkynningar. Yfirmaður skal halda nákvæma skráningu á fjarvistum starfsmanna.

Samkvæmt almennum kjarasamningum á starfsmaður rétt á leyfi frá störfum þegar um óviðráðanlegar og brýnar fjölskylduástæður er að ræða vegna sjúkdóms eða slyss, sem krefjast tafarlausrar nærveru starfsmanns. Starfsmaður á ekki rétt á launum frá atvinnurekanda í framangreindum tilfellum, nema við andlát nákomins ættingja/aðstandanda (barna, barnabarna, maka, foreldra eða tengdaforeldra), en þá skal starfsmaður eiga rétt á allt að hálfs mánaðar fjarveru á venjubundnum heildarlaunum ef nauðsyn krefur.

Frekar er fjallað um fjarvistir í gildandi kjarasamningi hvers stéttarfélags og viðverustefnu Ísafjarðarbæjar.

5.1.1 Viðverustefna

Ísafjarðarbæ er umhugað um heilsu og líðan starfsfólks síns og vill því stuðla að heilbrigðu og öruggu starfsumhverfi. Tilgangur viðverustefnunnar er að samræma verklag og viðbrögð vegna fjarveru þannig að allir starfsmenn og stjórnendur hafi skýra verkferla í tengslum við tilkynningar, skráningar og viðbrögð við fjarvistum sem/og endurkomu til vinnu eftir veikindi.

Markmiðin með stefnunni eru einkum eftirfarandi:

1. Huga sérstaklega að velferð starfsfólks og bæta hana eins og kostur gefst
2. Auka ánægju í starfi og skapa traust og heilsusamlegt vinnuumhverfi
3. Halda fjarvistum í lágmarki, þ.e. fækka skiptum og stytta fjarverutímann
4. Efla hag sveitarfélagsins

Í stefnunni eru settar fram leiðbeiningar til starfsmanna og yfirmanna varðandi tilkynningar og skráningar veikinda og fjarveru, hvernig brugðist skuli við þegar um er að ræða endurteknar skammtímafjarvistir og þegar um langtímaveikindi er að ræða. Ef um endurteknar skammtímafjarvistir er að ræða er starfsmaður boðaður í samtal til að ræða fjarvistirnar. Ef um langtímaveikindi er að ræða er gripið til ýmissa úrræða til að koma til móts við starfsmanninn með það að markmiði að starfsmaður geti komið aftur til starfa.

Hér má nálgast stefnuna í heild sinni ásamt öllum eyðublöðum.

5.1.2 Veikindaréttur

Veikindaréttur er réttur starfsmanna til launa frá atvinnurekenda þegar starfsmaður er óvinnufær af völdum sjúkdóms eða slyss. Veikindaréttur starfsmanna Ísafjarðarbæjar er tryggður í kjarasamningum. Óvinnufærni er sönnuð með læknisvottorði en Ísafjarðarbær greiðir læknisvottorð sem óskað er eftir af yfirmanni. Vegna slyss á vinnustað fær starfsmaður endurgreiddan útlagðan kostnað í samræmi við reglur almannatrygginga. Alltaf er litið 12 mánuði aftur í tímann þegar veikindadagar eru taldir.

Starfsmaður sem ráðinn er til starfa á mánaðarlaunum í a.m.k. 2 mánuði, skal halda launum svo lengi sem veikindadagar hans, taldir í almanaksdögum, verða ekki fleiri á hverjum 12 mánuðum en hér segir:

Við framantalinn rétt bætist auk þess réttur til mánaðarlauna í 13 vikur eða 91 dag ef óvinnufærni stafar af vinnuslysi eða atvinnusjúkdómi.

Veikist starfsmaður í orlofi telst sá tími, sem veikindunum nemur, ekki til orlofs, enda sanni starfsmaður með læknisvottorði að hann geti ekki notið orlofs. Starfsmanni ber að tilkynna veikindi í orlofi til yfirmanns strax við upphaf veikinda.

Leyfi vegna veikinda barna yngri en 13 ára eru 12 dagar (96 klst.) á almanaksári.

5.1.3 Vímuefni og meðferð

Vinnuveitanda er ekki skylt að greiða starfsmanni laun þegar starfsmaður er frá störfum vegna áfengis- eða vímuefnameðferðar (sbr. dóm hæstaréttar 439/1984). Leiti starfsmaður Ísafjarðarbæjar sér aðstoðar vegna misnotkunar vímuefna hjá viðurkenndri stofnun, skal hann halda föstum mánaðarlaunum meðan á meðferð stendur, enda ljúki hann meðferðinni að fullu. Miðað er við að starfsmaður hafi unnið í a.m.k. 12 mánuði í a.m.k. 50% starfshlutfalli. Fjarvera á meðferðartíma dregst frá áunnum veikindarétti starfsmanns sem þýðir að réttur starfsmanns til launa vegna veikinda skerðist sem nemur lengd meðferðar. Verði um endurteknar meðferðir að ræða greiðir Ísafjarðarbær ekki laun fyrir þá fjarveru frá starfi. Áður en starfsmaður hefur meðferð skal hann undirrita skriflegan samning þess efnis að hann samþykki ofangreinda skilmála.

5.2 Reglur um launalaus leyfi

Starfsmenn Ísafjarðarbæjar geta sótt um launalaust leyfi til viðkomandi forstöðumanns, enda sé umsóknin studd fullnægjandi gögnum. Í reglunum Ísafjarðarbæjar um launalaus leyfi kemur m.a. fram að einungis séu veitt launalaust leyfi, þegar til þess liggja ríkar ástæður sem starfsmanni ber að tilgreina. Þær ástæður sem helst koma til álita eru framlenging á fæðingarorlofi, leyfi til náms sem nýtist í starfi, sérstakar fjölskylduástæður og aðrar ástæður sem til þessara má jafna. Ef starfsmaður hyggst ráða sig í aðra vinnu til lengri tíma en þriggja mánaða skal að jafnaði ekki veita launalaust leyfi. Forstöðumaður, að fenginni staðfestingu bæjarstjóra, tekur ákvörðun um veitingu launalauss leyfis til allt að 12 mánaða. Reglurnar í heild sinni má nálgast hér.

5.3 Brot á starfsskyldum

Ef sýnt þykir að starfsmaður hafi brugðist starfsskyldum sínum til dæmis með vanrækslu eða óstundvísi, óhlýðni við löglegt boð eða bann yfirmanns síns, ófullnægjandi árangri, vankunnáttu eða óvandvirkni, hefur verið ölvaður í vinnu eða framkoma hans eða afhafnir í starfi þykja að öðru leyti ósæmilegar, óhæfilegar eða ósamrýmanlegar starfinu getur það leitt til skriflegrar áminningar eða uppsagnar úr starfi samanber ákvæði í viðkomandi kjarasamningum um réttindi og skyldur starfsmanna.

Áður en til uppsagnar kemur skal áminna starfsmann formlega en til þess getur komið að starfsmanni sé veitt tímabundin lausn frá störfum. Áður en til áminningar kemur þurfa að liggja fyrir upplýsingar um þau málsatvik sem um ræðir, samkvæmt rannsóknarreglu stjórnsýsluréttar. Gæta skal sérstaklega að andmælarétti starfsmannsins og meðalhófsreglu stjórnsýsluréttar.

6. Ráðningar og starfsmannaval

Ísafjarðarbær leggur áherslu á að hafa ávallt á að skipa hæfu og áhugasömu fólki sem hefur þá hæfni og menntun sem til þarf til að sinna störfum sínum vel. Þess vegna skiptir miklu máli að vandað sé til verka þegar starfsfólk er ráðið.

Við ráðningar er ávallt horft til þess að fylgja til hlítar lögum og reglugerðum sem um þær gilda. Áhersla er jafnframt lögð á jafnræði milli umsækjenda um laus störf, samræmd og fagleg vinnubrögð stjórnenda við málsmeðferð, s.s. er snúa að auglýsingum starfa, móttöku og skimun umsókna, starfsviðtölum, öflun umsagna, heildrænu mati á umsækjendum og loks ákvörðun um ráðningu og gerð ráðningarsamnings.

Ísafjarðarbær hefur sett sér reglur um auglýsingar starfa og ráðningar ásamt leiðbeiningum um ráðningar og starfsmannaval sem nálgast má hér.

7. Móttaka starfsmanna

Afar mikilvægt er að vandað sé til verka þegar nýr starfsmaður hefur störf hjá Ísafjarðarbæ. Ísafjarðarbær gerir þær kröfur til starfsfólks að það sinni störfum sínum af alúð og heilindum, sýni frumkvæði og þjónustulund og komi ávallt fram af kurteisi og virðingu við samstarfsfólk og aðra sem þeir hafa samskipti við í störfum sínum.

Með markvissri móttökuáætlun og nýliðafræðslu er leitast við að fræða nýjan starfsmann á markvissan hátt um starfið og vinnustaðinn. Ávinningur góðrar móttöku felst helst í:

• Minni starfsmannaveltu
• Öryggi starfsmannsins vex og líkur á kvíða sem fylgt getur starfsskiptum
• Sá tími sem það tekur starfsmanninn að ná fullum afköstum styttist.
• Meiri líkur eru á að strax í upphafi myndi starfsmaðurinn jákvæð tengsl við vinnustaðinn.
• Líkur á að starfsmaðurinn hætti á fyrstu mánuðum ráðningar
• Yfirmenn og aðrir starfsmenn þurfa að verja minni tíma í að upplýsa starfsmanninn um starfið og vinnustaðinn.
• Nýliðinn fær allar nauðsynlegar upplýsingar strax í upphafi um þá þætti sem stjórnendur telja að hann þurfi um starfsemina, vinnustaðarmenninguna, hefðir, venjur og starfshætti.

Allir vinnustaðir Ísafjarðarbæjar skulu setja sér skriflega áætlun/ferli um móttöku nýrra starfsmanna og fylgja henni þegar nýr starfsmaður er ráðinn.

Leiðbeinandi móttökuáætlun ásamt gátlista má nálgast hér.

7.1 Eftirfylgni

Næsti yfirmaður ber ábyrgð á því að starfsmaðurinn fái þjálfun við hæfi og aðstoð eins lengi og þörf er á. Vert er að benda á mikilvægi hróss og endurgjafar svo starfsmenn viti hvernig þeir eru að standa sig í starfi.

7.2 Nýliðafræðsla

Nýliðafræðsla hjá Ísafjarðarbæ er á rafrænu formi og skulu allir nýir starfsmenn sitja fræðsluna innan þriggja mánaða frá ráðningu. Í fræðslunni er fjallað um hvað það felur í sér að vera starfsmaður Ísafjarðarbæjar, réttindi og skyldur á vinnumarkaði, stéttarfélög, stefnur og verklagsreglur bæjarins, endurmenntun, stjórnkerfið, vef Ísafjarðarbæjar og fleira. Forstöðumaður sendir nýjum starfsmanni hlekk á fræðsluna.

8. Starfsumhverfi og líðan

Góður starfsandi og góð vinnustaðarmenning stuðlar að því að fólki líði vel í vinnunni og leiðir þannig til aukinnar starfsgleði og framleiðni. Allir vinnustaðir búa yfir sérstakri menningu þar sem ákveðin gildi og viðmið ráða ríkjum. Vinnustaðarmenningin er í raun kjarni allrar hegðunar og starfsemi vinnustaðarins þar sem hugmyndir og skoðanir starfsfólksins móta samskiptin á vinnustaðnum og er það starfsfólkið sjálft sem skapar menninguna og starfsandann. Þess vegna er það á ábyrgð hvers og eins að stuðla að jákvæðum og góðum starfsanda og góðri vinnustaðarmenningu. Í því sambandi skiptir jákvæðni og virðing mestu máli. Við berum öll ábyrgð á okkur sjálfum og viðbrögðum, valið er okkar. Veljum jákvæðni, gleði og virðingu.

8.1 Umgengni og nýting

Starfsmenn skulu ganga vel um eigur bæjarins og sjá til þess að vinnustöðvar séu snyrtilegar. Starfsmenn skulu tryggja sem besta nýtingu á fjármunum og nýta almannafé á þann hátt sem lög, reglur og fyrirmæli segja til um.

8.2 Heilsuefling

Heilsuefling á vinnustöðum er sameiginlegt verkefni vinnuveitenda, starfsmanna og samfélagsins alls og miðar að því að bæta heilsu og líðan starfsfólks. Ísafjarðarbær leggur mikla áherslu á heilsueflingu starfsfólks og veitir í því skyni íþróttastyrk til starfsmanna. Markmiðið með styrknum er að stuðla að því að starfsmenn stundi hreyfingu að staðaldri sem bætir líkamlegt ástand þeirra og stuðlar að betri heilsu og meiri starfsánægju. Úthlutunarreglur og umsóknareyðublöð varðandi íþróttastyrkinn má nálgast hér. Auk þess veita mörg stéttarfélög íþróttastyrki og styrki úr sjúkrasjóðum til heilsueflingar.

8.3 Einelti og áreitni

Einelti er skilgreint sem ámælisverð eða síendurtekin ótilhlýðileg háttsemi, þ.e. athöfn eða hegðun sem er til þess fallin að niðurlægja, gera lítið úr, móðga, særa, mismuna eða ógna og valda vanlíðan hjá þeim sem hún beinist að. Undir skilgreininguna fellur ekki skoðanaágreiningur eða hagsmunaárekstur sem kann að rísa á vinnustað milli t.d. stjórnanda og starfsmanns eða tveggja eða fleiri starfsmanna. Móðganir teljast ekki einelti nema einstaklingar, sem fyrir þeim verða, séu ekki færir um að verjast þeim og þær séu endurteknar. Einelti er aldrei á jafnréttisgrundvelli. Því telst stríðni, sem báðir aðilar telja meinlausa, eða tilfallandi árekstrar, ekki einelti. Fólk er misjafnt og því verður ekki hjá því komist að einn getur upplifað það sem móðgun eða ótilhlýðilega háttsemi sem annar tekur ekki nærri sér. Þetta verður að hafa í huga þegar einelti eða kynferðisleg áreitni er til umfjöllunar. Upplifun einstaklingsins skiptir meginmáli í þessu sambandi. Sérhver þolandi verður sjálfur að meta hvaða framkomu hann umber, frá hverjum og segja frá sé honum misboðið. Einelti getur komið upp á öllum vinnustöðum. Það getur átt sér stað milli samstarfsmanna og/eða milli starfsmanna og stjórnenda.

Mikilvægt er að starfsmenn bæjarins kynni sér stefnu bæjarins og viðbrögð við einelti. Stefnan er unnin í samræmi við reglugerð nr. 1000/2004 um aðgerðir gegn einelti á vinnustað og er hún aðgengileg öllum á vef bæjarins. Í stefnunni má m.a. finna viðbragðsáætlun bæjarins þegar slík mál koma upp.

9. Siðareglur

Markmið siðareglna er að skilgreina hátterni og viðmót sem ætlast er til að starfsmenn sýni við störf sín fyrir bæinn. Siðareglunum er ætlað að stuðla að því að starfsmenn Ísafjarðarbæjar sýni hver öðrum, íbúum og viðskiptavinum heiðarleika, virðingu, trúnað, góða þjónustulund og réttsýni.

Hægt er að skoða siðareglur starfsfólks Ísafjarðarbæjar hér.

10. Starfsmannasamtal

Samkvæmt mannauðsstefnu Ísafjarðarbæjar skulu starfsmannasamtöl fara fram árlega. Starfsmannasamtal er aðferð til að koma á reglulegu samtali milli stjórnenda og starfsmanns með gagnkvæma upplýsingagjöf í huga og til að bæta samskiptin. Samtölin eiga að vera endurgjöf þar sem áhersla er á starfsþróun starfsmannsins en ekki vettvangur til að ræða launamál. Í starfsmannasamtali ræða starfsmaður og stjórnandi saman með það að markmiði að auka ánægju og árangur. Farið er yfir atriði eins og vinnuframlag, styrkleika og veikleika, líðan í starfi, endurmenntun og möguleika á þróun í starfi með það að markmiði að efla starfsmanninn.

Tilgangur starfsmannasamtala er m.a.:

• Að gefa starfsmönnum og yfirmönnum tækifæri á að ræða saman við þægilegar aðstæður um starfið, frammistöðu og framtíðina.
• Að bæta samstarfið og auka starfsánægjuna.
• Að meta þörf á fræðslu til að nýta hæfileika starfsmanna til
• Að starfsmenn setji sér markmið í starfi.

Upplýsingar um framkvæmd starfsmannasamtala og eyðublað má nálgast hér.

10.1 Undirbúningur

Mikilvægt er að starfsfólk undirbúi starfsmannasamtölin vel. Til að auka gagnsemi samtalsins fær starfsmaður afhent sérstakt undirbúningsblað sem auðveldar viðkomandi að gera sér grein fyrir því hvað hún/hann vill ræða um í viðtalinu.

11. Endur- og símenntun

Í starfsmannastefnu Ísafjarðarbæjar er kveðið á um mikilvægi þess að starfsfólki séu gefin tækifæri til starfsþróunar. Markmiðið með öflugri endur- og símenntun starfsmanna er að starfsmenn eflist í starfi, hæfni þeirra styrkist, þeir öðlist aukna færni, læri nýja tækni og starfsaðferðir og öðlist þannig aukna getu til að þjóna bæjarbúum sem best. Skapa þarf starfsmönnum skilyrði til að þróast í starfi s.s. með þátttöku í fræðslu og þjálfun, með tilfærslum í starfi, bæði láréttum og lóðréttum, og með því að takast á við aukna ábyrgð. Mikilvægt er að stofnanir hafi með sér samstarf um skipulagningu þjálfunar og fræðslu til að nýta fjármagn sem best.

11.1 Þróun og þekking

Í flestum atvinnugreinum hafa átt sér stað miklar breytingar á starfsumhverfi undanfarna áratugi sem kalla á breytt viðhorf til starfa og endurmenntunar. Einstaklingar þurfa að bregðast við og taka ábyrgð á starfsþróun sinni og endurmenntun svo þeir séu betur í stakk búnir til að takast á við þessar breytingar. Þess vegna er það ekki einungis á ábyrgð stjórnenda og vinnustaða að skipuleggja námskeið og styrkja starfsmenn sína heldur er það líka á ábyrgð hvers og eins að viðhalda kunnáttu sinni og þekkingu og auka við hana. Það er úrelt hugsun að við menntum okkur í eitt skipti fyrir öll til ákveðins starfs. Starfsmenn verða því stöðugt að þroska hæfileika sína og færni til að mæta breyttum kröfum og nýjungum í starfi.

11.1.1 Þróunar- og starfsmenntunarsjóðir

Starfsmenntunarsjóðir stéttarfélaga veita styrki til félagsmanna vegna endurmenntunar, hvort sem um er að ræða námskeið eða lengra nám. Frekari upplýsingar um starfsmenntunarsjóði einstakra stéttarfélaga er að finna á heimasíðum viðkomandi félaga.

• Félagsmönnum FOSVEST er bent á starfsmenntunarsjóð FOSVEST. Auk þess býður Starfsmennt fræðslusetur upp á ókeypis námskeið fyrir félagsmenn FOSVEST. Sjá nánar um námskeiðsframboð á www.smennt.is.
• Félagsmönnum Verkalýðsfélags Vestfirðinga er bent á starfsmenntunarsjóðinn Sveitamennt sem er starfsmenntunarsjóður starfsmanna sveitarfélaga á landsbyggðinni innan aðildarfélaga Starfsgreinasambands Íslands. Starfsmenn í Sveitamennt geta sótt námskeið á vegum Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða sér að kostnaðarlausu. 
• Félagsmönnum KÍ er bent á vísindasjóð og endurmenntunarsjóði aðildarfélaga KÍ á www.ki.is.
• Félagsmönnum félaga innan BHM er bent á Starfsmenntunarsjóð og vísindasjóði, sjá nánar á www.bhm.is.
• Félagsmönnum í öðrum stéttarfélögum er bent á að leita beint til síns félags.

12. Mannréttindastefna

Ísafjarðarbær hefur sett sér mannréttindastefnu með hliðsjón af lögum nr. 150/2020 um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna. Í lögunum er m.a. kveðið á um að hvert sveitarfélag skuli setja sér jafnréttisáætlun eða samþætta jafnréttissjónarmið í starfsmannastefnu sína.

Markmið mannréttindastefnu Ísafjarðarbæjar er að jafna stöðu einstaklinga á öllum sviðum samfélagsins og viðhalda jafnrétti og jöfnum tækifærum starfsfólks og íbúa sveitarfélagsins óháð kyni, aldri eða öðrum breytum. Íbúar Ísafjarðarbæjar skulu eiga jafna möguleika á að njóta eigin atorku og þroska hæfileika sína óháð kyni. Í stefnunni er kveðið á um að Ísafjarðarbær skuli vinna að jöfnum áhrifum kynja á vettvangi sveitarfélagsins, vinna gegn launamisrétti og annarri mismunun á grundvelli kyns og gera bæði konum og körlum kleift að samræma fjölskyldu- og atvinnulíf. Þá skal Ísafjarðarbær vinna að því að bæta stöðu kvenna og auka möguleika þeirra í samfélaginu, efla fræðslu um jafnréttismál og reglulega greina tölfræðiupplýsingar eftir kyni er varða störf, launamun og starfsmöguleika starfsfólks Ísafjarðarbæjar. Mannréttindastefnuna í heild sinni má nálgast hér.

13. Fjölskylduvænn vinnustaður

Ísafjarðarbær er fjölskylduvænn vinnustaður. Afar mikilvægt er að gott samræmi sé á milli vinnu og einkalífs einstaklinga með gagnkvæmum sveigjanleika. Í því felst að vinnustaðurinn kemur til móts við starfsfólk og starfsfólk kemur til móts við vinnustaðinn. Ávinningurinn af góðu samræmi vinnu og einkalífs felst í aukinni ánægju starfsfólks og betri árangri bæði í lífi og starfi. Í mannréttindastefnu bæjarins segir að leita skuli leiða við skipulagningu á vinnu og vinnutíma til þess að bæði verði tekið tillit til fjölskylduaðstæðna starfsmanns og þeirra krafna sem viðkomandi starf gerir til hans, þ.m.t. að starfsmanni verði auðveldað að koma aftur til vinnu eftir fæðingar- og foreldraorlof eða leyfi úr vinnu vegna óviðráðanlegra fjölskylduaðstæðna. Til viðbótar skal Ísafjarðarbær sem atvinnurekandi gera nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja að starfsfólki, óháð kyni, verði gert kleift að samræma starfsskyldur sínar og ábyrgð gagnvart fjölskyldu. Í því felst m.a. að skipulagi vinnu sé háttað þannig að jafnaði að starfsfólk geti sinnt vinnuskyldum sínum á dagvinnutíma.

Mikilvægt er að virðing sé borin fyrir frítíma starfsfólks. Ekki skal hringja í starfsmann í orlofi eða veikindaleyfi nema brýna nauðsyn beri til.

Samkvæmt almennum kjarasamningum á starfsmaður rétt á leyfi frá störfum þegar um óviðráðanlegar og brýnar fjölskylduástæður er að ræða vegna sjúkdóms eða slyss, sem krefjast tafarlausrar nærveru starfsmanns.

13.1 Fæðingar- og foreldraorlof

Átta vikum fyrir áætlaðan fæðingardag barns skal starfsmaður tilkynna vinnuveitanda eða yfirmanni sínum um fyrirhugaða tilhögun fæðingarorlofs á þar til gerðu eyðublaði sem nálgast má á vef Fæðingarorlofssjóðs. Forsenda fyrir rétti til fæðingarorlofs er að umsækjandi hafi verið á innlendum vinnumarkaði a.m.k. 6 síðustu mánuði samfellt í minnst 25% starfi. Allar nánari upplýsingar má nálgast á vef Fæðingarorlofssjóðs.

Foreldraorlof er ólaunað leyfi frá störfum sem hvort foreldri um sig getur tekið í allt að 13 vikur til að annast barn sitt og fylgir rétturinn hverju barni fram til 8 ára aldurs. Foreldraorlof má taka í einu lagi, skipta niður í styttri tímabil eða taka með minnkuðu starfshlutfalli, tilhögun þess skal ákveða í samvinnu við yfirmann. Foreldraorlofi fylgja ekki greiðslur úr Fæðingarorlofssjóði og foreldrar geta ekki framselt rétt til foreldraorlofs sín á milli. Tilkynna þarf vinnuveitanda um töku foreldraorlofs í síðasta lagi sex vikum fyrir upphafsdag þess. Nánari upplýsingar um fæðingar- og foreldraorlof og reglur um töku þess má finna í lögum nr.95/2000 um fæðingar- og foreldraorlof.

13.2 Fæðingarstyrkir

Við viljum benda verðandi foreldrum á að styrktarsjóðir sumra stéttarfélaga greiða fæðingarstyrki. Styrkirnir eru mis háir og má finna allar upplýsingar um þá á heimasíðum stéttarfélaganna. Starfsfólk stéttarfélaganna veitir nánari upplýsingar um styrkina.

• Styrktarsjóður BSRB (fyrir félagsmenn FOSVEST) greiðir styrk til félagsmanna sem hafa starfaði í 6 mánuði eða lengur í að minnsta kosti 25% starfshlutfalli. Upplýsingar um styrkupphæðir og umsóknareyðublöð er að finna á heimasíðu Styrktarsjóðsins.
• Sjúkrasjóður Verkalýðsfélags Vestfirðinga greiðir fæðingarstyrk til félagsmenna Upplýsingar um styrkupphæðir og úthlutunarreglur má fá hjá starfsmönnum Verk-Vest. Umsóknareyðublað má nálgast hér.
• Sjúkrasjóður KÍ greiðir út fæðingarstyrk til félagsmanna í samræmi við reglur þar Upplýsingar um styrkupphæðir, úthlutunarreglur og umsóknareyðublað er að finna hér.
• Styrktarsjóður BHM greiðir fæðingarstyrk til þeirra sem eru aðilar að sjóðnum og uppfylla skilyrði um sjóðsaðild. Upplýsingar um styrkupphæðir, úthlutunarreglur og umsóknareyðublað er að finna á heimasíðu sjóðsins.

14. Upplýsingamiðlun

Afar mikilvægt er að gott upplýsingastreymi sé í stofnunum bæjarins og að gott samstarf sé á milli stofnana. Gott og skilvirkt upplýsingastreymi getur komið í veg fyrir misskilning og óöryggi hjá starfsmönnum og stuðlar að auknum gæðum. Hafa ber í huga að ekki er alltaf auðvelt að ná til allra og skilaboð eru oft misskilin eða fara fram hjá fólki. Oft er talað um 7x7 regluna, segðu hlutina 7 sinnum á 7 mismundandi vegu. Gott er að nota tölvupóst, starfsmannafundi eða maður á mann samskipti til að koma upplýsingum til skila. Hérna mæðir mest á yfirmönnum að miðla upplýsingum, stefnu og markmiðum til starfsfólks, hvaða verkefni eru framundan, breytingar á starfsháttum og markmið stofnunarinnar svo allir séu vel með á nótunum.

Við hvetjum allt starfsfólk til að sýna frumkvæði bæði við miðlun og öflun upplýsinga.

14.1 Starfsmannafundir

Allar stofnanir Ísafjarðarbæjar skulu halda reglulega starfsmannafundi. Fundirnir eru mikilvægir til upplýsingagjafar, viðrun nýrra hugmynda og til eflingar tengsla og samskipta starfsfólks.

14.2 Starfsmannahandbók

Mikilvægt er að hver vinnustaður útbúi sína eigin starfsmannahandbók eða vinnustaðahandbók. Þar skulu vera nauðsynlegar upplýsingar til starfsfólks um reglur og skyldur starfsmanna ásamt upplýsingum um vinnustaðinn, starfshætti og áherslur. Starfsmannahandbók skal vera lifandi plagg sem er endurskoðað reglulega.

14.3 Reglur um meðferð á tölvupósti hjá Ísafjarðarbæ

Þegar starfsmaður hefur störf hjá Ísafjarðarbæ fær hann úthlutað tölvupóstfangi, @isafjordur.is. Hafa ber í huga að allur tölvupóstur sem fer um lén Ísafjarðarbæjar er eign bæjarins. Í því felst m.a. að Ísafjarðarbær áskilur sér rétt til aðgangs að öllum tölvupósti sem búinn er til, sendur og/eða móttekinn um lénið.
Reglur um meðferð á tölvupósti hjá Ísafjarðarbæ.

14.4 Vefur Ísafjarðarbæjar

Ísafjarðarbær er með heimasíðu www.isafjordur.is. Á vefnum má finna helstu upplýsingar um bæinn, stjórnsýsluna og stofnanir, auk starfsmannalista með netföngum og vinnusíma. Til viðbótar er Ísafjarðarbær á Facebook, þar er upplýsingafulltrúinn duglegur að setja inn fréttir og tilkynningar.

14.4.1 Starfsmannavefur

Á heimasíðu Ísafjarðarbæjar er vefsvæði sem einkum er ætlað fyrir starfsfólk. Þar er hægt að nálgast upplýsingar, eyðublöð, stefnur, reglur og fréttir. Aðgangur að vefsvæðinu er opinn.

14.4.2 Workplace

Starfsfólk Ísafjarðarbæjar notast við Workplace til að eiga í samskiptum hvert við annað. Workplace er ekki síst hugsað til að auðvelda samskipti milli starfstöðva auk þess sem þar má deila fréttum, viðburðum og öðrum tilkynningum og gerast meðlimur í hópum fyrir sérstök málefni eða starfsstöðvar. Workplace er afar sveigjanlegur vettvangur til upplýsingaveitu, ekki síst fyrir starfsfólk sem vinnur lítið sem ekkert við tölvu. WP veitir jafnframt svigrúm fyrir ýmislegt skemmtilegt sem við tengjum við samfélagsmiðla, s.s. setja inn myndir, myndbönd, fréttir og grín.

Allt starfsfólk með @isafjordur.is netfang getur skráð sig á www.isafjordur.workplace.com. Starfsfólk sem ekki er með @isafjordur.is netfang getur sent línu á upplysingafulltrui@isafjordur.is til að fá aðgang.

15. Starfslok

Þegar starfsmaður hættir störfum hjá Ísafjarðarbæ er afar mikilvægt að forstöðumaður taki við hann starfslokasamtal (sjá eyðublað) í samræmi við mannauðsstefnu Ísafjarðarbæjar.

Markmið með starfslokasamtalinu og gátlista vegna starfsloka er að tryggja vönduð vinnubrögð við starfslok starfsmanna og draga úr líkum á truflunum á starfsemi viðkomandi vinnustaðar. Ætlast er til að þetta verklag sé notað í hvert sinn sem starfsmaður hjá Ísafjarðarbæ hættir störfum.

Í starfslokasamtalinu er rætt um ástæður þess að viðkomandi starfsmaður hættir störfum og litið yfir farinn veg. Markmiðið er að tryggja að þekking haldist innan vinnustaðarins og greina jafnframt ástæður þess að fólk hættir. Ábendingar sem fram koma í starfslokasamtali er hægt að nota til að stuðla að bættum starfsháttum og bæta þá þætti sem betur mættu fara í starfsemi eða stjórnun vinnustaðarins. Ávallt skal leitast við að viðskilnaður starfsmannsins við vinnustaðinn verði með þeim hætti að starfsmaðurinn minnist hans með ánægju.

Í gátlistanum eru almennar leiðbeiningar um aðgerðir vegna starfsloka en þær geta verið mismunandi eftir því hvernig starfslok ber að höndum. Talin eru upp verkefni þeirra sem að starfslokunum þurfa að koma.

Forstöðumaður metur það hverju sinni með hvaða hætti starfsmaður er kvaddur og fer það meðal annars eftir starfsaldri. Oft eru haldin kaffisamsæti með samstarfsfólki og viðkomandi jafnvel færð lítil gjöf.

Starfslok geta borið að með ýmsum hætti:

• Starfsmaður segir upp starfi sínu
• Starfsmanni er sagt upp starfi sínu
• Starfsmaður lætur af störfum vegna tímabundinnar ráðningar
• Starfsmaður lætur af störfum vegna aldurs
• Starfsmaður veikist eða deyr

Hér má nálgast eyðublöð vegna starfsloka.

Þegar starfsmaður hættir störfum er eðlilegt að færa honum kveðjugjöf í tilefni starfslokanna. Ágætt er að miða við að starfsmaður fái kveðjugjöf frá vinnustaðnum ef hann hefur unnið í 5 ár eða lengur. Haft skal samráð við sviðsstjóra og mannauðsstjóra um kveðjugjafir.

Mikilvægt er að uppsögn starfsmanna berist skriflega. Uppsögn tekur gildi frá og með næstu mánaðamótum eftir að uppsagnarbréfi er skilað til yfirmanns. 

15.1 Vegna aldurs

Starfsmaður lætur af starfi sínu næstu mánaðamót eftir að hann nær 70 ára aldri án sérstakrar uppsagnar. Mikilvægt er að forstöðumaður ræði starfslokin við starfsmanninn með a.m.k. þriggja mánaða fyrirvara og afhendi honum bréf þar sem starfslokin eru tilkynnt. Þeir sem láta af störfum sökum aldurs eru hvattir til að kynna sér rétt sinn til töku lífeyris.

Starfsmenn sem láta af störfum vegna aldurs eru kvaddir formlega með kaffisamsæti ásamt samstarfsfólki á vinnustað auk þess að vera leystir út með kveðjugjöf.

15.2 Uppsagnir

Gagnkvæmur uppsagnarfrestur er þrír mánuðir, sjá þó 16.2.1 fyrirvaralaus brottvikning. Sé starfsmanni sagt upp eftir a.m.k. 10 ára samfellt starf hjá sama sveitarfélagi er uppsagnarfrestur 4 mánuðir ef starfsmaður er orðinn 55 ára, 5 mánuðir ef hann er orðinn 60 ára og 6 mánuðir ef hann er orðinn 63 ára. Starfsmaður getur hins vegar sagt upp starfi sínu með þriggja mánaða fyrirvara. Allar uppsagnir skulu vera skriflegar og miðast við mánaðamót.

Óheimilt er að segja starfsmanni upp án málefnalegra ástæðna. Komi til uppsagnar, skal fylgja viðeigandi málsmeðferðarreglum í hvívetna. 

Nánari upplýsingar um uppsagnir má finna í kjarasamningum.

15.2.1 Fyrirvaralaus brottvikning

Starfsmanni skal víkja úr starfi fyrirvaralaust ef hann hefur verið sviptur með fullnaðardómi rétti til að gegna því starfi. Starfsmanni skal og víkja úr starfi fyrirvaralaust ef hann hefur játað að hafa gerst sekur um refsiverða háttsemi, sem ætla má að hefði í för með sér sviptingu réttinda skv. 68. gr. almennra hegningarlaga.

Starfsmanni skal víkja úr starfi fyrirvaralaust verði hann uppvís að grófu broti í starfi enda valdi viðvera hans á vinnustað áframhaldandi skaða fyrir starfsemina, aðra starfsmenn eða viðskiptavini. Fulltrúa stéttarfélags starfsmanns skal veittur kostur á að kynna sér slík mál áður en ákvörðun er tekin. (Sjá nánar í kjarasamningum).

15.2.2 Á reynslutíma

Á fyrstu þremur mánuðum ráðningar, sem er reynslutími, er uppsagnarfrestur einn mánuður. Ekki þarf að rökstyðja uppsögn á reynslutíma. Í undantekningartilvikum getur vinnuveitandi í samráði við viðkomandi stéttarfélag ákveðið að reynslutími skuli vera fimm mánuðir enda byggi það á málefnalegum sjónarmiðum.

15.2.3 Tímabundin ráðning

Heimilt er að ráða starfsmann tímabundið og er unnt að taka fram í ráðningasamningi að segja megi slíkum samningi upp af hálfu annars hvors aðila áður en ráðning fellur sjálfkrafa úr gildi við lok samningstíma. Óheimilt er að framlengja eða endurnýja tímabundinn ráðningarsamning þannig að hann vari samfellt lengur en í tvö ár.

16. Mælingar og eftirfylgni

Mikilvægt er hverri skipulagsheild að setja sér markmið og stefnu. Með skýrri stefnumörkun og markmiðasetningu á starfsfólk auðveldara með að ganga í takt með stjórnendum bæjarins. Í þessu sambandi er mikilvægt að framkvæmdar séu reglulegar kannanir og mælingar til að athuga hvort markmiðum bæjarins, sem stefnt var að, sé náð. Til dæmis er hægt að framkvæma þjónustukannanir, stjórnendamat og vinnustaðagreiningar/starfsmannakannanir.

16.1 Vinnustaðagreining/starfsmannakönnun

Annað til þriðja hvert ár er gerð vinnustaðagreining/starfsmannakönnum hjá Ísafjarðarbæ. Vinnustaðagreining er könnun á viðhorfi starfsfólks til starfsins, stjórnunarhátta og starfsumhverfis. Hún gefur starfsmönnum tækifæri á að koma skoðunum sínum á framfæri við stjórnendur. Markmiðið með slíkri könnun er að komast að því hvort bærinn nái þeim markmiðum og fyrirheitum sem sett eru fram í starfsmannastefnunni ásamt upplifun starfsmanna af öðrum þáttum í starfsumhverfinu.

Í vinnustaðagreiningu/starfsmannakönnun eru skoðaðir þættir eins og:

• Starfsánægja og starfsandi
• Starfsaðstaða
• Samvinna og liðsheild
• Streita og vinnuálag
• Sjálfstraust í starfi
• Hrós og endurgjöf
• Endurmenntun og þjálfun
• Traust til yfirmanna
• Traust og tryggð starfsmanna
• Þekking á markmiðum og framtíðarsýn
• Upplifun á launakjörum
• Jafnvægi vinnu og einkalífs

Markmiðið er að nýta niðurstöður slíkra greininga til að bæta og efla vinnustaði og koma auga á hvar pottur er brotinn í starfseminni. Mikilvægt er að brugðist sé við niðurstöðunum á markvissan hátt með aðgerðaáætlun. Séu niðurstöður neikvæðar skulu ástæður þess greindar og sett fram aðgerðaáætlun með útfærðum leiðum að umbótum. Séu niðurstöður jákvæðar skal einnig brugðist við því með viðeigandi hætti.